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Numeradores de documentos


Ventana de numeradores de documentos.



Funciona parecido a los numerados comentados anteriormente, sólo que en este caso también se tiene en cuenta las series para crear los numeradores. Cada tipo de documento y serie tiene su propio numerador independiente. 


Nuevamente, debemos de tener en cuenta las normas de integridad a nivel administrativo. El el momento de guardar un documento, Cuantic ® te dará un aviso si detecta que se están incumpliendo esas normas básicas, como puede ser alguna duplicidad de código, y en algunos casos no te dejará guardar el documento.


Ni se pueden crear documentos con código inferior al numerador, ni Cuantic ® rellena códigos que puedan haber quedado vacíos, pero si que es posible modificar el código en un documento manualmente. Por ejemplo, si por el motivo que sea borramos una factura con el código 200150, es responsabilidad del usuario volverla a crear y aunque el numerador ya sea superior, le podemos indicar en la factura manualmente el 200150 porque sabemos que ese código está libre.


Debido a que existen gran cantidad de numeradores de documentos, la pestaña cuenta con un buscador rápido.



Recomendaciones: con la finalidad de distinguir los numeradores entre los diferentes años, recomendamos que siempre empiecen por el año en curso (XX0000001).  Ejemplo:


       Año 2018    Numerador = 18000001

Año 2019    Numerador = 19000001

Año 2020    Numerador = 20000001




Modificar un numerador de documento 


Simplemente con hacer doble click sobre el documento que queremos modificar, accedemos a una nueva ventana donde podremos editarlo. El número que indiquemos será el número que tenga el siguiente documento que guardemos de este tipo. Es decir, si indicamos el 180001 en el numerador de documentos, el primer documento que hagamos cogerá el código 180001.


 




Crear numeradores para un nuevo año 


Para crear los numeradores al empezar el año basta con pinchar sobre el botón situado en la barra de herramientas de la tabla. A continuación, se nos preguntará para que año queremos crear los numerados, y ya se nos generarán automáticamente para cada uno de los tipos de documentos. Si queremos una numeración en concreto podemos modificarla como se explicó en el apartado anterior.


  • Se pueden crear antes de que empiece el año. No es necesario esperar. 
  • Dependiendo de la fecha del documento se usará el numerador del año que corresponda. Es decir, puedes estar registrando documentos de años diferentes, cada documento atenderá a su numerador del año sin que cause ninguna incidencia. 


  • Si no existe un numerador para el año indicado en el documento, Cuantic ® creará uno automáticamente empezando en el 1.


Nota: existe una preferencia a nivel de empresa llamada 'Crear automáticamente los numeradores al comenzar el año', que como su nombre bien dice, nos creará automáticamente los numeradores de los documentos al empezar el año, sin tener que hacerlo manualmente. El formato utilizado por defecto  es XX00001, por ejemplo para el año 2021 sería 2100001.