Las fichas nos permiten crear, modificar y visualizar todo tipo de registros en el programa; proveedores, clientes, artículos, tareas, etc. El registro de datos es muy sencillo e intuitivo.



Ficha de cliente en Cuantic ®



Funcionamiento de las fichas de datos

En la cabecera tenemos una barra de herramientas con una serie de botones, representados con iconos, que nos permiten ejecutar acciones directas sobre la ficha. Posteriormente, tenemos una serie de campos donde están los datos relevantes de la ficha, y a continuación, tenemos los campos relativos al resto de datos, que pueden estar divididos en varias pestañas. 


Lógicamente, no es lo mismo una ficha de un cliente que la de un albarán de venta, entonces dependiendo de la ficha, ésta puede contar con más o menos campos y la distribución puede ser algo distinta, pero el patrón que acabamos de comentar suele ser muy habitual.


Además de con el ratón, la navegación entre los campos también se puede hacer utilizando el teclado. Con las teclas tabulador (Tab), Enter o flecha hacia abajo, nos desplazaremos sobre los distintos campos. Para retroceder un campo podemos utilizar la tecla de flecha hacia arriba.



Iconos generales de la barra de herramientas



Guardar y cerrar (Tecla Ctrl+F6)
Permite guardar los cambios y cerrar la ficha al mismo tiempo.



Guardar (Tecla F6)

Guarda los datos introducidos, sin salir de la ficha.



Nueva ficha (Tecla F2)

Crear un nuevo registro.



Borrar (Tecla Ctrl+Del)

Elimina el registro.



Cancelar los cambios (Tecla Ctrl+F5)

Permite restablecer los cambios.



Desplazarse hacia arriba

Avanzar en las diferentes fichas hacia arriba.



:

Desplazarse hacia abajo

Avanzar en las diferentes fichas hacia abajo.



Actualizar/refrescar datos (Tecla F5)

Actualiza las interacciones o cambios que realizamos y que afecten a la ficha.



Listados e impresos disponibles (Tecla Ctrl+F7)

Acceso a una ventana con los listados e impresos disponibles para la ficha que estamos visualizando.



Imprimir directamente (Tecla F7)

Impresión rápida del informe que tengamos como predeterminado para ese módulo.



 

Consultar historial (Tecla F3)
Consultas del historial de datos relacionados con un registro.


Copiar

Copia los datos de la ficha visualizada en una nueva.



Incidencias
Dependiendo del color del icono, nos refleja si tenemos incidencias, en este caso, no hay incidencias pendientes.




Campos básicos


Una ficha está compuesta por una serie de campos, los cuáles contienen la información concreta de la ficha que se está viendo. Algunos campos son más relevantes que otros, y muchos de estos datos suelen ser de carácter obligatorio al crear el registro. Si al guardar una ficha nos falta cubrir alguno de estos datos obligatorios, el guardado no se llevará a cabo y se nos avisará mediante un aviso de que campos nos faltan. En las configuraciones del programa, también podremos definir su obligatoriedad en algunos casos concretos (ir a configuración de las preferencias). Por ejemplo, la referencia del artículo es un campo obligatorio y si a un artículo no se la ponemos, nos saldría el siguiente mensaje:




Dependiendo de la temática de la ficha se utilizarán unos campos u otros. Los más comunes son los siguientes: 


  • Campo de texto: es el campo más común y que podemos encontrar en casi cualquier programa. Podemos escribir texto en ellos, pero puede que algunos estén limitados a letras o números cuando el campo lo requiera.

 




  • Etiquetas interactivas: Cada vez que nos encontremos una palabra en azul, nos indica que es interactiva, es decir, si pinchamos sobre ella nos permite hacer una serie de acciones relacionadas cono ese campo en concreto (crear nuevo, consultar, abrir ficha, modificar datos...). 


       



  • Campo desplegable: Nos permiten seleccionar un registro sobre una lista de registros creados anteriormente. La gran mayoría de estos campos, tienen etiquetas interactivas, por lo que podemos dar de alta cualquier registro relacionado con el campo directamente desde la ficha. Por ejemplo, en este caso son zonas de clientes que ya tenemos creadas con anterioridad, desplegamos el campo y lo que hacemos es elegir entre las distintas zonas cual es la del cliente en cuestión.




               

  • Campos de notas: Anotaciones varias sobre el registro, las cuáles pueden ser extensas. Algunos de estos campos tienen una barra de herramientas de texto, por si nos interesa formatear las anotaciones de alguna manera.





  • Libros de pestañas: En las fichas que tienen un gran número de campos, nos podemos encontrar con distintas pestañas o apartados que contienen más campos específicos de la ficha. Con pulsar en la pestaña que se quiera ver se nos mostrarán los campos que ésta contiene.






Nota: En el pie de algunas fichas, como por ejemplo clientes, proveedores o artículos, tenemos una serie de botones que nos dan acceso a datos específicos asociados al registro. Por ejemplo, en la ficha de clientes nos podemos encontrar con: 

Personas de contacto: Registro de todas las personas de contacto relacionadas con la ficha. Independientemente de los datos de contacto principales que indicamos en la propia ficha dentro de la pestaña general, pueden existir más datos de contacto para el mismo cliente.  




Configuraciones y ajustes de la ficha




En este apartado además de los ajustes permitidos sobre la ventana, también podemos personalizar nuestra ficha. Una opción muy útil en algunos casos, es la configuración para que nos muestra automáticamente una nueva ficha al guardar, para poder realizar registros más rápidos.