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Ficha de factura de compra



Ficha de una factura de compra.




Cabecera de documento:



  • Serie: Por defecto cuando creamos un nuevo documento, nos traerá el campo cubierto con la serie que tenemos predefinida.  Podemos modificar la serie sobre el propio documento.
  • Código: Código original del documento del proveedor.
  • Fecha: Fecha emisión del documento.
  • Comprador: Usuario encargado de la compra, puede corresponder con el propio usuario que registra el documento o no. Generalmente el usuario responsable y el que registra la compra, suelen coincidir. 
    Si el comprador suele ser el mismo de forma habitual, podremos fijarlo para que nos muestre este campo cubierto por defecto en todos los documentos de compra. Para ello debemos de ir a las configuraciones de usuario > datos generales, y asignar el comprador predefinido.
  • Proveedor: Proveedor del documento.
  • Contacto: Persona de contacto. (Puede establecerse en la configuración que este dato sea obligatorio)
  • Sucursal: Sucursal del proveedor. (Puede establecerse en la configuración que este dato sea obligatorio)




Pestaña "Líneas"


Para revisar como registrar un documento de compra, pulsar aquí.



Recuerda:

Puedes escribir notas sobre los documentos utilizando cualquiera de los siguiente iconos: 


Añadir un comentario de texto al documento en una línea. 



Añadir una nota al documento.






Recuerda:

Los colores de los artículos en las líneas nos indican su stock:

    • Rojo: El artículo tiene su stock previsto en negativo.
    • Verde: El artículo está en los niveles de stock correctos.
    • Amarillo:El artículo tiene su stock bajo mínimo y/o recomendado.
    • Negro:El artículo tiene su stock a cero o bien NO gestiona stocks.
    • Además de los colores, si el texto aparece en negrita, quiere decir que hay pedidos pendientes implicados. 





Pestaña "documento"


Imagen de la pestaña de Documento dentro de una factura de compra.




  • Información de la factura (SII). Apartado específico para empresas con Suministro Inmediato de Información.
  • Clave de la operación intracomunitaria para el SII. Apartado específico para empresas con Suministro Inmediato de Información.
  • Es una factura simplificada: Marcar si nuestra factura corresponde a una simplificada (un ticket).
  • Bienes de inversión: Marcar la factura si contiene bienes de inversión que posteriormente tengan amortizaciones (MEP´s)
  • Acreedor: Marcar si el proveedor (cuenta contable 400.XXX), funciona como acreedor en el caso concreto de una factura (cuenta 410.XXX).
  • Importe bonificable a la seguridad social: Si la factura contiene algún importe bonificable a la seguridad social, debemos indicarlo en este campo.
  • Asociar a un proyecto, si lo hubiese.
  • Definir clasificaciones. Si queremos dar de alta alguna clasificación, se pueden crear pinchando en el propio nombre.


Nota: cada vez de registremos un cambio o modificaciones sobre el presupuesto, debemos acordarnos de guardar los nuevos cambios .





Pestaña "Información de envío"



Imagen de la pestaña de Información de envío dentro de una factura de compra.


Está pestaña está contiene todos los datos relacionados con el envío.
Si nuestro documento cuenta con portes debemos indicarlo en el campo correspondiente a portes, salvo que sean pagados (marcar ), sumarán al importe total del documento incrementando su valor final. 

Existen otros campos más específicos por si necesitamos registrar  bultos, kilos y diferentes pesos.


Registro del transportista: Si fuese necesario para nuestra actividad, podremos llevar un control de los transportistas. Pinchando sobre el propio nombre daremos de alta el transportista.  



  • Las pestañas restantes corresponden  a las notas internas del presupuesto y a la gestión documental.



En el pie de la ficha tenemos en campo ajustes, lo utilizaremos cuando la factura del proveedor y la registrada en Cuantic ® presenten una diferencia de céntimos. Esto es común en facturas de grandes volúmenes, o cuando el proveedor y nosotros aplicamos redondeos diferentes. 






Modificar documentos

Se permite modificar los documentos siempre que no exista un documento superior que lo bloquee, es decir, si un albarán está facturado no se puede modificar, y si una factura está pagada esta tampoco se podrá modificar. 




Ejemplos de registro de facturas con alguna particularidad



Registro de facturas con retención


1- Primero de todo debemos dejar indicado en la ficha del proveedor la retención.

En la ficha del proveedor > Datos de facturación, ponemos el porcentaje de retención aplicado y el tipo de retención (alquiler o profesional).

En las facturas sucesivas, ya no tendremos que hacer este paso, los datos de facturación del proveedor se trasladar automáticamente a la factura. 



Ventana de los datos de facturación de la ficha del proveedor.



2- En el artículo que introduzcamos en la factura, debemos de indicarle que se le aplica retención. 

Lo recomendable es crear un artículo para estos casos. 



Ficha del artículo y ventana de más datos de artículo.


3- Una vez realizados los pasos citados anteriormente, ya podemos registrar correctamente nuestra factura con retención.




Registro de facturas con gastos suplidos

1- Lo primero de tenemos que hacer es dar de alta el tipo de gasto si aún no lo tenemos. Para ello debemos de ir al apartado de gastos y en tipos crear una nuevo.



Ficha del tipo de gasto suplidos.



2- Posteriormente crearemos el artículo suplidos, debemos cambiarle el IVA a "0" y en la pestaña de clasificaciones asignarle el Gasto "Suplidos" que hemos creado en el apartado anterior.










3- Registrar factura de compra utilizando para los suplidos el articulo creado.




Registro de facturas de aduanas

1- Creamos el artículo específico I.V.A importación

Tenemos de fijarnos en los siguiente puntos: 

    • Fijar tipo IVA 0
    • Comprobar que el artículo no gestione stocks.



Ficha del artículo


2- Registro de la factura.


En el puzzle debemos habilitar la columna IVA de aduanas 




3- Introducir líneas en la factura y guardar.


La línea de IVA importación SOLO debe contener el importe de la cuota del IVA  de aduanas.  Después, este IVA se tiene en cuenta en el cálculo de las liquidaciones y en la contabilización de las liquidaciones y facturas de compra.





Nota: Debes fijar la cuenta contable para el IVA de aduanas. Puedes hacerlo en cualquier momento. Si no la tienes fijada, en el momento en que ejecutes el proceso de contabilizar, te saltará un aviso para que ese la pongas.    







Añadir las facturas de asesoría que incluyen facturas de Registro mercantil, Notario, Etc.



1- Primero creamos en facturas de compra la factura de la asesoría. Por ejemplo la asesoría nos envía una factura con el importe de Gastos de registro mercantil, y de notaría. Usaremos para este documento el artículo “Gastos asesoría” configurado con las cuentas contables en las que tiene que contabilizarse.



2- Cuando recibamos las facturas de registro mercantil y de notaría tendremos que añadir estas facturas de compra de la siguiente forma. Con el Registro mercantil añadiremos el artículo que usamos en la anterior factura con el importe en negativo “Gastos asesoría” y después en positivo los conceptos de dicha factura, “Registro mercantil” y “ Borme” por ejemplo, estos artículos con el I.V.A. y la retención que sea necesario de manera que el total de la factura sea 0, ya que estos importes se los pagamos a la asesoría.



3- Con en Notario sería igual descontaríamos de la con el artículo “Gastos asesoría” y añadiríamos los conceptos necesarios del notario. Con lo que el total de dicha factura sería 0.