Ficha
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Ficha de cobros
Ficha de un pago.
Registrar el pago de una factura
- Introducir fecha, banco e importe del pago.
- Seleccionamos el proveedor al que pertenece el pago.
- Concepto; Descripción de concepto/asunto. Es un campo obligatorio. Automáticamente el programa lo cubre con el asunto "Pago fra. X", podemos completarlo con el código de la factura que vamos a pagar o borrarlo y escribir otro concepto.
- Proyecto: podremos asignar al pago un proyecto, si es el caso.
- Asignar la factura de vamos a dar por pagada. A continuación explicaremos en detalle el proceso de asignación.
- En el caso de existir alguna comisión bancaria, registrarla en comisiones. A continuación explicaremos en detalle.
Un vez realizado el pago, solo nos quedaría enlazarlo con el movimiento bancario para completar el proceso de casación. Una vez completado el proceso, el pago aparecerá con el cubo en verde.
Iconos específicos de la tabla
Cobro confirmado
Podemos pinchar para des-confirmar.
Recuerda: Un pago confirmado, no se puede eliminar, debemos des-confirmar el pago previamente.
Abrir asiento contable
Nos muestra la ficha del asiento contable, si tenemos pasada la contabilidad para ese periodo.
Casación
Nos muestra el estado la la casación bancaria.
El icono en verde significa que el pago está casado correctamente, tanto con su factura como con el movimiento del banco/caja.
Funcionamiento de la casación
Un icono de cubo que cambia de color según el estado del pago.
Comprobado. Casado correctamente con las factura y el movimiento del banco/caja, es decir, tiene un movimiento bancario asociado, y que no queda importe pendiente de asignar.
Hay un movimiento asignado de no coincide y hay un importe pendiente de asignar.
Hay un movimiento asignado de no coincide.
El movimiento está comprobado, pero hay un importe pendiente de asignar.
Nota: Dejando el ratón encima del cubo sin pinchar, nos sale la información del estado del pago.
Pulsando encima del cubo busca el movimiento bancario por importe/fecha/banco,
- Si existe en movimiento lo enlaza directamente.
- Si NO existe en movimiento, nos pregunta si queremos generar un nuevo movimiento bancario.
- Si ya está enlazado abre la ficha del movimiento bancario.
Asignación de vencimientos a la ficha de pago
En esta pestaña se añaden los vencimientos a los se se asigna el pago, se pueden añadir, borrar o abrir la ficha del vencimiento con los botones de la derecha.
A darle al botón «+» se abre la ficha con los vencimientos pendientes de pagar del proveedor, podemos abrir la ficha del vencimiento seleccionado con el botón de la carpeta, con el rayo asignamos automáticamente el importe pendiente de asignar, podemos también asignarlo manualmente introduciendo el importe en la columna importe asignado. el siguiente botón es para borrar los importes asignados.
El botón circular sirve para mostrar u ocultar los vencimientos ya pagados, y el último para mostrar todas las series o solo la del pago, una vez asignados los importes confirmaremos con el primer botón.
Comisiones
Esta pestaña se utiliza para vincular la comisión al cobro cuando existe.
En la parte superior se pondría el importe de la comisión cuando está incluida en el mismo movimiento bancario, para que la asignación de movimientos bancarios y pagos coincida.
El campo «concepto del gasto asociado» se utiliza cuando el movimiento bancario de la comisión es independiente del pago.
El movimiento bancario se establece como tipo gasto y aquí se puede seleccionar el gasto a modo informativo.
Modo
Por defecto se utiliza el modo pago.
Se utilizan los demás modos disponibles para «Cancelar la deuda» y para establecer la deuda como «Impagable»
Ejemplo de cancelación de deuda:
Hemos realizado un pago por adelantado de una factura por 100 €. Finalmente resulta que la factura es de 100,90 €. Al vencimiento de esta factura le asignamos el pago de los 100 € pero nos quedan 0,90 € de deuda pendiente, que no le vamos a abonar al proveedor por el motivo que sea. Entonces tenemos que crear otro pago por los 0,90 € e igualmente asignarlo contra el vencimiento de la factura, ponemos modo "Cancelación de deuda" y ya nos quedará el pago cuadrado y la factura sin deuda. Una vez contabilicemos, este importe de 0,90 € se nos asignará contra la cuenta de ingresos extraordinarios.
Notas
Para realizar las anotaciones oportunas.
Documentos
Gestión documental, podemos añadir los ficheros relativos al pago.
Pagar una factura de compra por un importe mayor al de la factura
No se permite asignar un pago por importe mayor a la factura. Una factura tanto de compra o de venta, siempre tiene que estar casada con su importe correcto (el total de la factura).
Cuando realizamos un pago por un importe mayor, lo registraremos de la siguiente forma:
- Creamos el pago de la factura por el importe correcto , es decir, el importe total de la factura tienen que coincidir con el importe del pago.
- Posteriormente creamos un pago con la diferencia. Asociando simplemente el proveedor. No le asignamos ninguna factura.
En el concepto podemos indicar la incidencia.
De esta forma conseguiremos que el saldo del proveedor sea el correcto, sin asociar pagos erróneos a facturas. - Para enlazar dos pagos con un único movimiento bancario, debes hacer una remesa de pago por el importe total del movimiento.
4. Posteriormente dependiendo de como se compense ese importe a mayores, tendríamos varias opciones; hacer un pago negativo (devolución), compensar saldos, asignarle el pago a próximas facturas, etc.
Eliminar el pago desde una factura
Hay varios caminos posibles para eliminar el pago de una factura, a continuación lo haremos con un ejemplo:
- Buscamos la factura y abrimos su ficha. Comprobamos que efectivamente NO tenga deuda.
- Pulsamos en el icono de vencimientos, para acceder al pago. O bien , desde tesorería > Pagos > Tabla de pago, lo buscamos en la tabla de pagos.
Icono de vencimientos
Se sitúa en los iconos de la cabecera de la ficha de la factura. Pinchando en él puedes acceder a los vencimientos asociados.
Tabla de vencimientos asociados. - Haciendo doble click sobre el vencimiento, o pulsando en el icono de la carpeta, accedemos a la ficha del vencimiento.
En dicha ficha, comprobaremos los pagos asociados los vencimientos y a su vez a la factura.
Con un doble click sobre la línea del pago, abriremos la ficha de registro.
Ficha de registro del vencimiento. - Procedemos a eliminar el pago. Para eliminar el pago, previamente debemos desmarcar la opción de confirmar (si lo tenemos confirmado). Recuerda que el programa no permite eliminar pagos/cobros que estén confirmados.
Icono del pago/cobro confirmado. Pulsar si queremos des-confirmar.
Icono del pago/cobro des-confirmado. Pulsar si queremos confirmar.
Un vez puesto el pago como des-confirmado
, ya podemos eliminar el pago.
- Por último vamos a la factura original de compra y refrescamos los datos. La factura vuelve a tener su deuda original.
Nota: Si la factura tiene más de un vencimiento con pagos asociado, debemos hacer los mismo con los restantes.