Ficha
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Ficha de un cobro.
Registrar el cobro de una factura
- Introducir fecha, banco e importe del cobro.
- Seleccionamos el cliente al que pertenece el cobro.
- Concepto; Descripción de concepto/asunto. Es un campo obligatorio. Automáticamente el programa lo cubre con el asunto "Cobro fra. X", podemos completarlo con el código de la factura que vamos a cobrar o borrarlo y escribir otro concepto.
- En el margen derecho de la ventana seleccionaremos la serie (la serie debe de ser la misma en la factura, cobro y movimiento bancario), tipo de documento, asociar el cobro a una remesa (si es el caso).
- Asignar la factura que vamos a dar por cobrada. A continuación explicaremos en detalle el proceso de asignación de facturas al cobro.
- En el caso de existir alguna comisión bancaria, registrarla en la pestaña de comisiones. A continuación explicaremos más en detalle.
- En la pestaña de "Más Datos": podremos asignar al cobro un proyecto y un prescriptor, si es el caso. También podemos indicar porque banco del cliente se cobro.
Un vez realizado el pago y asociado contra su factura correspondiente, solo nos quedaría enlazarlo con el movimiento bancario para completar el proceso de casación. Una vez completado el proceso, el pago y el movimiento bancario aparecerán con el cubo en verde.
Iconos específicos de la tabla
Cobro confirmado (icono verde) // Cobro NO confirmado (icono rojo)
Podemos pinchar para des-confirmar.
Recuerda: Un cobro confirmado, no se puede eliminar, debemos des-confirmar el cobro previamente.
Abrir asiento contable
Nos muestra la ficha del asiento contable, si tenemos pasada la contabilidad para ese periodo.
Casación
Nos muestra el estado de la casación bancaria.
El icono en verde significa que el cobro está casado correctamente, tanto con su factura como con el movimiento del banco/caja.
Significado de los cubos de la casación según su color
El icono del cubo cambia de color según el estado del cobro.
Comprobado. Casado correctamente con su factura y el movimiento del banco/caja, es decir, tienen una factura y un movimiento bancario asociado, y que no le queda importe pendiente de asignar.
Hay un movimiento asignado de no coincide y hay un importe pendiente de asignar.
Hay un movimiento asignado de no coincide.
El movimiento está comprobado, pero hay un importe pendiente de asignar.
Nota: Dejando el ratón encima del cubo sin pinchar, nos sale la información del estado del cobro.
Pulsando encima del cubo busca el movimiento bancario por importe, rango de fechas, banco y serie:
- Si existe en movimiento lo enlaza directamente.
- Si NO existe en movimiento, nos pregunta si queremos generar un nuevo movimiento bancario.
- Si ya está enlazado abre la ficha del movimiento bancario.
Asignación de vencimientos a la ficha de cobro
En esta pestaña se añaden los vencimientos asociados al cobro, se pueden añadir, borrar o abrir la ficha del vencimiento con los botones de la derecha.
A darle al botón «+» se abre la ficha con los vencimientos pendientes de cobrar del cliente, en dicha ventana podemos abrir la ficha del vencimiento pulsando en el botón de la carpeta, con el icono del rayo asignaremos automáticamente el importe pendiente de asignar, podemos también asignarlo manualmente introduciendo el importe en la columna "importe asignado".
El siguiente icono es para eliminar los importes asignados.
El icono circular sirve para mostrar u ocultar los vencimientos ya cobrados (por si queremos asignar una devolución), y el último icono muestra todas las series o solo la del cobro.
Una vez asignados los importes confirmaremos con el primer icono.
Comisiones
Esta pestaña se utiliza para vincular la comisión al cobro.
En la parte superior se pondría el importe de la comisión cuando está incluida en el mismo movimiento bancario que el cobro, para que la asignación de movimientos bancarios y pagos coincida.
El campo «concepto del gasto asociado» se utiliza cuando el movimiento bancario de la comisión es independiente del cobro.
El movimiento bancario se establece como tipo gasto y aquí se puede seleccionar el gasto a modo informativo.
Pestaña de "Más datos"
Modo
Por defecto se utiliza el modo cobro.
Se utilizan los demás modos disponibles para «Cancelar la deuda» y para establecer la deuda como «Incobrable»
En el caso de un cobro incobrable, habría que hace los siguientes pasos para que el cliente quede sin deuda en gestión, y también aparezca correctamente en contabilidad:
- Primero hay que crear el cobro por el importe total que consideramos incobrable. No le hace falta ponerle Banco, y sí le ponemos el Cliente, y en esta pestaña le indicamos que es "Incobrable".
- Después a este cobro le asignamos los vencimientos de las facturas que le correspondan. De esta manera en gestión, ya nos quedaría el cliente sin deuda, y sin asociar el cobro contra ningún banco, ni movimiento bancario, ya que no es un cobro como los demás.
- En contabilidad, en la ficha del ejercicio > Plan de cuentas > Otras cuentas, hay una llamada "Clientes incobrables" donde irá a parar el importe de estos cobros. Habrá que indicar ahí la cuenta que consideremos oportuna.
- Después habría que contabilizar para que se nos cree el asiento correspondiente. La fecha de este asiento es la indicada en la ficha del cobro.
Notas
Para realizar las anotaciones oportunas.
Documentos
Gestión documental, podemos añadir los ficheros relativos al cobro
Cobro de un importe incorrecto
Ejemplo; Cuando por un error se cobra un importe superior.
Tenemos una factura de 42,35€ y cobramos 48,35€
- Si lo que queremos es devolver el importe restante, lo que hacemos es asignar el importe total del cobro al vencimiento, aunque el importe sea superior, quedando el documento con deuda negativa.
Ficha de cobro. - Cuando devolvamos dicho importe, creamos un cobro en negativo asignándolo contra el mismo vencimiento.
Este segundo cobro puede ser con el mismo banco con el que se cobró u otro (para los casos en los que se cobra por tarjeta o transferencia y se devuelve por otro medio).
- De esta forma, la deuda vuele a ser "0".
