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Crear una ficha de cliente



Ficha de alta de un cliente.



Para ver un vídeo tutorial de este apartado pincha en el siguiente enlace: Videos de inicio en Cuantic



Descripción ficha:


  • Cabecera: Contiene los datos principales del alta, un cliente nuevo lo único que necesita es el nombre no necesita más datos.

    • Nombre y nombre comercial: Nombre del cliente. El nombre fiscal es un campo obligatorio.
    • Código: lo genera automáticamente el programa, teniendo en cuenta los numeradores fijados. Ver información sobre los numeradores
      Si lo necesitas también puedes modificar el código directamente sobre la ficha, el programa te permite el cambio siempre que el código no exista asignado a otro cliente. Este cambio puntual no afecta a tu numerador.  
    • C.I.F./N.I.F.: En preferencias puedes marcar este campo como obligatorio para nuevas altas. Ver información sobre las preferencias.  

Por directivas de la empresa se puede dar el caso que no se deje dar de alta un cliente si no se indica un teléfono, se podrían activar esas restricciones para poder activar al cliente. 


  • Pestañas: 

    • General: contiene los datos genéricos del cliente. También, podrás asignarle un agente, que será el que aparezca por defecto en los documentos de venta. Y un transportista, que igualmente aparecerá por defecto en los documentos de venta, y sería el utilizado para generar la posterior expedición de envío.
      Pinchando en el botón con el símbolo de visto, cotejaremos si el código postal del cliente está presente en la tabla de códigos de transportistas, algo primordial para crear la expedición de envío.



    • Aviso: permite la opción de establecer avisos sobre esa ficha. Aparecerá como una ventana emergente cada vez que se vaya a generar un documento del cliente, bien sea un albarán, una factura, pedido, etc. 



      Aviso en la ficha del cliente.


             
              Registro de una factura de ventas y aviso de la ficha del cliente.
               

    • Clasificación: asignación de las categorías a las que pertenece el cliente. De esta manera, podremos clasificar a los clientes, que posteriormente nos servirá para hacer filtros en los listados, búsquedas, informes, o a la hora de facturar o aplicar promociones hacerlo solamente de una determinada categoría de clientes.


  • Alias: es como un nombre, pero un nombre de como lo conocemos, no va a aparecer en documentos, pero sirve para hacer búsquedas y encontrarlo por ese alias.
  • Información: relativa al sector o actividad que realiza, está conectado con CRM+ y nos llega la información que tengamos del Leads.
  • Permite comunicaciones comerciales: si estamos haciendo campañas de telemarketing y demás, podemos marcarlo para poder filtrar.
  • Cliente contado: para empresas que hacen ventas en mostrador y pueden no identificarlo, se crea una ficha con este tipo y se hacen contra esa.


    • Notas: anotaciones extra relacionadas con el cliente. Características especiales, descripciones, detalles,...  No van a ningún sitio simplemente es algo informativo para nosotros.


Accesos del final de la ventana: 




  • Personas de contacto: permite crear y consultar datos de personas de contacto quedando asociadas a la ficha del cliente.        

       
Tabla de contactos asociados al cliente.



  • Direcciones: Registro y consulta de la diferentes direcciones del cliente, cuando son distintas a la propia dirección fiscal que consta en su ficha. Tanto en la ficha de los documentos de venta, como a la hora de crear expediciones, podrá seleccionar una de estas direcciones.


    Tabla de direcciones asociadas al cliente.
  • Datos de facturación: Registro del conjunto de datos vinculados a la facturación del cliente.  Dentro de la ficha del cliente, se puede considerar una de las partes más importantes. Debes revisar y cubrir antes de registrar documentos vinculados a ese cliente. Cada vez que realices un nuevo documento, en el momento que introduzcas el cliente, te traerá automáticamente sus datos de facturación al documento.



Ficha de los datos de facturación del cliente.


Tenemos las siguientes opciones a tener en cuenta:


    • Serie / Rectificativa: son las series con la que se crearán por defecto los documentos del cliente. La serie rectificativa se asignará a las facturas rectificativas.
    • Régimen IVA: son los distintos regímenes que se pueden aplicar al cliente.
    • Descuento comercial: es el descuento que se le aplica por defecto a los artículos que se vendan a este cliente. Va al dto1 en los coumentos
    • Descuento financiero: es cuando se quiere aplicar un descuento por pronto pago o similar en los documentos del cliente. Si el porcentaje es negativo, se aplicará un recargo a mayores. Va al descuento general del documento
    • Retención: a asignar en los documentos del cliente.
    • Tarifa de PVP: selecciona la tarifa de precios de venta al público que se aplicará por defecto al cliente. En la ficha del artículo se pueden definir hasta 9 tarifas de precios.
    • Tarifa de descuento: selecciona la tarifa de descuento de venta que se aplicará por defecto al cliente. En la ficha del artículo se pueden especificar hasta 9 tarifas de descuentos.
    • Periodicidad de facturación: permite especificar cada cuánto tiempo se va a facturar al cliente.
    • Portes: que se asignarán automáticamente a los documentos del cliente, pueden ser pagados o debidos.
    • Valorar albaranes: indica si se valoran o no por defecto los albaranes de este cliente.
    • Pedidos en firme: si el pedido para este cliente se pone directamente en firme o no.
    • Factor de puntos a precio: Conversión para cuando los precios no son euros, si no son puntos y después hay que convertirlos.
    • Forma de cobro: es la forma de cobro que se aplica por defecto al cliente en los documentos.
    • Días de cobro: los días del mes en que se le cobrará al cliente. Los vencimientos de las facturas del cliente se modificarán en base a los días aquí señalados. Al indicar un cero no se tiene en cuenta el día de cobro.
    • Mes de no cobro: se le asigna al cliente un mes en el que no se le realizará ningún cobro.
    • Tipo de BS: podemos indicar la opción de bien y servicio



Pestaña Varios

En facturación en la pestaña de varios, tendremos más opciones:


    • Persona física: indicar si es persona física
    • Cliente contado: sirve para indicar que el cliente solo es de contado.
    • Permitir ventas a crédito: Este campo solo funciona en los TPV's esto no deja guardar un documento si no tiene cobros.
    • Permitir albaranes: si se encuentra desmarcado no se permitirá realizar albaranes para este cliente.
    • Agrupar albaranes: con esta opción marcada, cuando se facture, se agruparán todos los albaranes del cliente en una sola factura. Si está desmarcado, se generará una factura independiente por cada unos de los albaranes.


    • Pedir contacto: estando marcado, al crear un documento no nos permitirá dejar el contacto vacío, obligándonos a darle uno, que después saldrá reflejado en el impreso de venta.
    • Permitir contactos nuevos: mientras está realizando un documento, al usuario le saldrá una ventana dándole la posibilidad de crear directamente un nuevo contacto de cliente.
    • Pedir dirección: al igual que pedir contacto,  al crear un documento no nos permitirá continuar hasta haber dado una dirección de envío.
    • Permitir direcciones nuevas : mientras se está realizando documento, poder meter nuevas direcciones
    • Su referencia necesaria: campo de su referencia de los documentos, si lo marcamos nos obliga a meter un dato en el documento.
    • Permitir duplicar referencia: permite que el mismo código de referencia indicado en el documento, se pueda utilizar en otro.
    • Permitir trazabilidad No válida : cuando en los docuemtnos cogemos artículo con propedad, y las preguntas de calidad indican que el documento no es valido pues no nos permite seleccionarlo.
    • Sólo artículos en la lista: en los artículos en CDB+ podemos indicar una referencia para un cliente, entonces solo nos dejará vender artículos que estén así marcados.
    • No enviar facturas por eMail. Si esté check está marcado no permitirá el envío de eMail de ningún documento al cliente.
    • No modificar nombre. Evita que se pueda modificar el nombre de la empresa y nombre comercial del cliente.
    • Riesgo máximo: es el límite de riesgo que se está dispuesto a asumir para el cliente.
    • Riesgo actual: nos permite conocer el importe pendiente de facturas, albaranes y pedidos (solo se tienen en cuenta los pedidos en firme) del cliente.
    • Deuda actual: visualiza el importe no cobrado de las facturas del cliente.
    • Último documento: la última vez que se hizo cualquier tipo de documento a ese cliente, esto después lo podemos filtrar en la tabla, nos permite saber clientes que vayan quedando en desuso.
    • Nº copias de documento: cuantas copias de cualquier documento se imprimirán, menos de las facturas que tienen su propio campo.
    • Nº copias de facturas: cuantas copias de las facturas de este cliente se imprimirán.
    • Enviar notificación atuomática de albaranes: cuando se genera un albarán automáticamente se le enviía un correo al cliente.
    • Factura electrónica: seleccionar si el cliente admite o no facturas electrónicas, y que método utiliza.
    • Formato de notificación: que formato de albaranes se envía la notificación
    • Idioma: Si el cliente tiene un idioma seleccionado y los artículos tienen esa traducción en los documentos sale el artículo en el idioma de la ficha del cliente.
    • E-mail factura electrónica: si el cliente admite facturas electrónicas sirve para indicar a que dirección de correo se mandarán, completariamos esto y en la factura de venta generariamos XML y selección factura e-.
    • Código de proveedornos permite indicar el código con el cual el cliente nos identifica como proveedor. Este código puede indicarse en los documentos de venta, para así facilitar las gestiones al cliente.
    • Agente de cartera: Agentes que hacen cobros en puerta directamente y se generan carteras en tesorería.
    • Contrato LOPD: si está firmado y la fecha
    • Contrato de servicio: si tenemos un contrato y en que fecha.
    • eMail facturas : el email que este aquí establecido es al que se le envían las facturas.

Orden para poder enviar las facturas, si hay identificador un correo ese va a ser el prioritario, si ahí no hay nada cogera en contactos aquel que tenga marcado enviar facturas y si ahí no hay nada utilizará el de la ficha principal, y el resultado será el que ponga en este campo.


Dentro de la pestaña identificadores, cuando el cliente sea administración pública el check con los datos correctamente cubiertos, y esto nos servira de ayuda a la hora de filtrar en facturas para saber aquellas que han sido enviadas o no, con el filtro es una administración pública. 

Email factura-e el email que tengamos aquí es el prioritario para enviar, si aquí no está cubierto pasa al de contactos y si ahí no hay nada al de ficha de cliente.

EDI empresas intercambio electrónico de información, punto operacional y emisor de pago.

Fitosanitarios: el cliente puede tener un carnet, nombre y un código que es necesario indicar para ese tipo de ventas.

SII: Tipo de identificación a usar para el suministro inmediato de información


Información legal: podemos indicar un texto que se incorporará en los documentos cada vez que hagamos uno para este cliente.



Nota: El campo "Forma de cobro" y "Banco" tiene una etiqueta interactiva, por lo que puedes crear la forma de cobro y el banco  que necesites desde la propia ficha.  



  • Bancos: Registro y consulta de la diferentes bancos asociados al cliente. Desde esta misma ventana podemos generar y controlar los mandatos asociados a un banco.



En este apartado podemos cubrir los típicos datos asociados a los bancos, como el Nombre, IBAN, BIC, Datos de tarjeta si es necesario, etc. También nos indica si este banco ya tiene un mandato asociado, y si éste es válido para presentar en una posible remesa de cobros.


Si queremos, podemos asociar al banco del cliente a un Contacto o Dirección de este mismo cliente. Así, cuando una factura de este cliente coincida con el contacto y/o dirección aquí indicados, el vencimiento de cobro de esa factura se generará para ser cobrado contra este banco. De esta forma, por poner un ejemplo, dependiendo de la dirección del cliente le podemos pasar el recibo por uno u otro número de cuenta, según nos interese.


En la barra de herramientas contamos con 2 botones a mayores:


Generar un nuevo mandato. Nos permite crear un nuevo mandato contra la cuenta bancaria del cliente.



Asignar vencimientos pendientes a este banco. Que nos permite asociar todos los vencimientos de cobro pendientes de este cliente contra el banco seleccionado. Es útil en los casos que el cliente modifique sus datos bancarios.


Si al realizar una remesa nos sale interrogante y el mandato fue añadido posterior a generación de facturas, tenemos que darle al botón para que coja los datos correctos y nos deje remesar. 




Para ver un vídeo tutorial de este apartado pincha en el siguiente enlace: Videos de inicio en Cuantic





  • Datos de contabilidad: El código contable se genera de forma automática. Está formado por la 430 y como últimos dígitos, el código del cliente. Puedes modificarlo manualmente. Ver más información sobre los dígitos.



  • Atípicas de cliente: Muestra toda la información relativa al histórico de precios por artículo y cliente en la que podremos asociar al cliente un precio especial por artículo. De esta manera, cuando se genere un documento de venta para este cliente y coincida con algún artículo de esta lista, se respetarán las condiciones de precios aquí impuestas.
    Añadiremos tantas fichas como sean necesarias, con las siguientes opciones.




La fecha Inicial y fecha final constituyen la fecha a partir de la cual el precio y los descuento tendrán efecto.

El tipo de PVP puede ser:

    • Fijo: el cliente tiene un precio fijo para el artículo en cuestión.


    • Lineal: Consiste en aumentar o disminuir linealmente el precio de tarifa que tenga el artículo.
      Ejemplo, si el precio de tarifa del artículo son 50 euros, un tipo de PVP lineal de -20 euros hará que al cliente le quede un precio de 30 euros. Si por el contrario, el tipo de PVP lineal fuera de 20 euros, esto haría que el precio subiera a los 70 euros. De este modo, si se realiza algún cambio en el precio de tarifa del artículo, este se vería afectado por el PVP aquí introducido.


    • Porcentual: Consiste en aumentar o disminuir porcentualmente el precio de tarifa que tenga el artículo.
      Ejemplo, si el precio de tarifa del artículo son 50 euros, un tipo de PVP porcentual del -20% hará que al cliente le quede un precio de 40 euros. Si por el contrario, el tipo de PVP porcentual fuera de 20%, esto haría que el precio subiera a los 60 euros. De este modo, si se realiza algún cambio en el precio de tarifa del artículo, este se vería afectado por el PVP aquí introducido.


En el tipo de descuento podremos encontrar:

    • Fijo: el cliente tiene un descuento comercial fijo en ese artículo.


    • Lineal: Consiste en aumentar o disminuir el porcentaje de descuento a aplicar, en referencia al descuento de tarifa que tenga el artículo.
      Ejemplo, si el descuento de tarifa del artículo es del 5%, un tipo de descuento lineal del 2% hará que al cliente se le asigne un descuento del 7%.


    • Porcentual: Consiste en aumentar o disminuir el porcentaje respecto al descuento de tarifa que tenga el artículo.
      Ejemplo, pongamos que el descuento de tarifa del artículo es del 10% y tenemos un tipo de descuento porcentual del 5%, este porcentaje representaría el 5% de dicho 10% , por tanto al cliente le quedaría un descuento del 10,5% .

Atípicas de clasificaciones

Funciona de la misma forma que lo explicado en el apartado anterior, solo que en esta caso los precios afectan a todas las clasificaciones, grupo, zona, tipo que le puedan afectar a este cliente.



  • Nuevo seguimiento: Nos permite crear de manera rápida un nuevo seguimiento, donde podremos realizar anotaciones que afecten al cliente, para después tener registrado conversaciones telefónicas, envíos de email, visitas, etc.


  • Archivos adjuntos: gestión documental. Puedes adjuntar toda la documentación externa asociada a la ficha. 


Para ver un vídeo tutorial de este apartado pincha en el siguiente enlace: Videos de inicio en Cuantic


  • Ir a: acceso rápido a otras opciones como; consultar los vencimientos de cobro, generar un nuevo cobro o lista de artículos.