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Crear una ficha de proveedor



Ficha de registro de un proveedor.




Descripción ficha:


  • Cabecera: Contiene los datos principales del alta.

    • Nombre y nombre comercial: Nombre proveedor.
    • Código: lo genera automáticamente el programa, teniendo en cuenta los numeradores fijados. Ver información sobre los numeradores
      Si lo necesitas también puedes modificar el código directamente sobre la ficha, el programa te permite el cambio siempre que el código no exista asignado a otro proveedor. Este cambio puntual no afecta a tu numerador.  
    • C.I.F./N.I.F.: En preferencias puedes marcar este campo como obligatorio para nuevas altas. Ver información sobre las preferencias.  

  • Pestañas: 

    • General: contiene los datos genéricos del proveedor. Puedes cubrir solo los que necesites, no tienen carácter obligatorio. 
    • Aviso: permite la opción de establecer avisos sobre esa ficha. Cada vez que utilices la ficha, por ejemplo, cuando creas un nuevo documentos de compra, nos salta el mensaje que tengamos puesto en la pestaña "Aviso".

      Aviso en la ficha del proveedor.


             
             Registro de un pedido de compra y aviso de la ficha del proveedor.


               

    • Clasificación: asignación de las diferentes clasificaciones en las que se encuentra el proveedor. Podemos  hacer uso de tantas clasificaciones como sean necesarias para nuestra empresa. Pinchando directamente sobre el nombre crearemos directamente las diferentes clasificaciones sin necesidad de salir de la ficha. 
      A final del apartado de proveedores dentro de este Manual, explicaremos más en detalle las clasificaciones. 

      Tiempo para suministro de material (HORAS): si queremos llevar un control más exhaustivo de la compra, podremos asignarle a proveedor el tiempo que tarda en servirnos la mercancía. Esto se tendrá en cuenta en lo stocks.



    • Notas: anotaciones extra de carácter interno relacionadas con el proveedor. Características especiales, descripciones, detalles,...  



Accesos del final de la ventana: 




  • Personas de contacto: permite crear y consultar datos de las personas de contacto asociadas a la ficha del proveedor.        El número de contactos que podemos crear es ilimitado.
    Tabla de contactos asociados al proveedor.



  • Sucursales: Registro y consulta de la diferentes direcciones del proveedor. Al igual que en el acceso anterior, utilizando en icono del podremos crear todas las sucursales de necesitemos. 

    Tabla de direcciones asociadas al proveedor.


  • Datos de facturación: Registro del conjunto de datos vinculados a la facturación del proveedor.  Dentro de la ficha del proveedor, se puede considerar una de las partes más importantes. Debes revisar y cubrir este apartado, antes de registrar documentos vinculados a ese proveedor. Cada vez que realices un nuevo documento, en el momento que introduzcas el proveedor, te traerá automáticamente sus datos de facturación al documento.

    Ficha de los datos de facturación del proveedor.

    Tenemos las siguientes opciones:
    • Serie: podemos marcar las series que vamos a utilizar por defecto para el proveedor. Si en un momento puntual queremos utilizar otra, lo indicaremos en el propio documento.

    • Régimen de I.V.A.: selección de régimen del proveedor para el cálculo automático de los documentos.

    • Proveedor/acreedor: en función de la asignación, enviará automáticamente los datos a una cuenta contable de proveedor (400.0) o de acreedor (410.0).

    • Descuentos: asignación de los descuentos generales negociados con el proveedor. 
      • Descuentos comerciales: Podemos registrar hasta tres descuentos comerciales a la vez. Se aplicarán sobre las línea de articulo dentro del documento. Si los descuentos se aplican dependiendo del artículo, entonces debemos indicarlo en la propia línea del artículo cuando registremos el documento.
      • Descuento financiero: Se aplicara sobre la base total sin I.V.A. del documento.  


    • Retención: Indicar porcentaje de retención, si procede. También debemos indicar el "modo", para que nos calcule la liquidación correctamente y nos separe correctamente las retenciones en contabilidad. 

    • Periodicidad facturación: si resulta útil podemos definir las periodicidad de facturación. Si realizamos procesos de facturación en masa, es una opción a tener en cuenta. 

    • Portes: Si los portes van a ser siempre los mismos, podemos fijarlos. Solo los modificaremos en el documento cuando cambien de manera puntual. Debemos indicar se son pagado o debidos, y asignar en importe en el campo correspondiente para cada caso.

    • Número de copias: fijación del número de copias por impreso para este proveedor. También lo podemos ajustar en el momento de la impresión del documento. 

    • Actualizar automáticamente los precios del proveedor según las compras realizadas: si realizamos una compra al proveedor y el precio es distinto al que le tenemos asignado al proveedor, este precio es modificado automáticamente.Para que esto ocurra, el albarán o factura de compra (solo se tienen en cuenta estos documentos) deberá estar entra la fecha inicial y final del tiempo asignado para ese precio, y además la fecha del propio documento deber ser igual o mayor a la última modificación del precio de última compra.

    • Gestiona restos: Se utiliza en el proceso de líneas pendientes de pedidos de ventas y sirve para conocer si el proveedor servirá o no las cantidades pendientes de recibir de sus pedidos de compra.

    • Forma de pago: asignación de la forma de pago y los días de desplazamiento. Si no existe, podemos créala directamente. 

    • Datos bancarios: registro de los datos bancario del proveedor.


    • Riesgo máximo: Riesgo máximo que nos permite tener el proveedor como cliente suyo.


    • Clave de tipo de operación intracomunitaria del SII: Para las empresas afectas al Suministro Inmediato de Información.


    • Artículo genérico: es el artículo que se utiliza por defecto para este proveedor en distintos procesos, como por el ejemplo al importar facturas electrónicas de compra. En este caso, si en el XML no viene especificado una referencia de artículo entonces se pillará el artículo que aquí se indique.



Nota: El campo "Forma de pago" tiene una etiqueta interactiva, por lo que puedes crear la forma de pago que necesites desde la propia ficha.  



  • Datos de contabilidad: El código contable se genera de forma automática. Está formado por la 400 y como últimos dígitos, el código del proveedor. Puedes modificarlo manualmente. Ver más información sobre los dígitos.


Nota: Cuando das de alta un acreedor debes supervisar que el código contable de nivel 3 corresponde con 410, si no es así, modifícalo manualmente.


  • Precios por artículo: Muestra toda la información relativa al histórico de precios para ese proveedor.


En este apartado podremos establecer los precios y descuentos de compra que nos aplica el proveedor, lo que vendría siendo la tarifa de proveedor.

    • Referencia del proveedor, como su nombre bien indica, corresponde a la referencia que utiliza ese proveedor para vender ese artículo. Esta referencia se utilizará en ciertas búsquedas, como en los documentos, para de esta manera hacer más sencillo el encontrar cierto artículo.
    • Referencia, nos permite buscar entre nuestros artículos a cual se le va a asignar estas condiciones de precio.
    • Proveedor principal, nos permite indicar si es este proveedor al que habitualmente se le compra el artículo. Esto es debido a que el artículo puede contar con diferentes proveedores y es una manera de controlar cual es el precio al que se suele comprar.
    • Tenemos el precio por el cual adquirimos el artículo, los descuentos que nos aplica el proveedor, y de este cálculo obtenemos el precio neto.
    • Por otro lado, está la relación compra-venta, que es una manera de controlar la cantidad a la que nos vende el proveedor y la cantidad a la que nosotros vendemos ese producto. Por ejemplo, si el proveedor nos vende un artículo en cantidades de 10m., al indicarle una relación compra-venta (RCV) de 0.1 conseguiríamos saber el coste de un metro, ya que nosotros ese producto, a la hora de venderlo, le aplicamos un precio por metro.
    • Fecha inicial y fecha final, nos dan el intervalo de tiempo en el cual están vigentes estos precios.
    • Cantidad e importe mínimos, es el pedido mínimo que nos acepta el proveedor.
    • Periodicidad, cada cuantos días se podría realiza un pedido al proveedor.
    • Días de entrega, el número de días que emplearía el proveedor para servirnos un pedido.
    • Rango de cantidades, se nos permite poner hasta 6 rangos de precios y descuentos por cantidades, que en base de la cantidad que se indica en el documento de compra, nos traerá su precio y descuento fijado.


  • Nuevo seguimiento: Puedes crear un nuevo seguimiento asociado al proveedor.



  • Archivos adjuntos: gestión documental. Puedes adjuntar toda la documentación externa asociada a la ficha. 

  • Ir a: acceso rápido a otras opciones como; consultar los vencimientos de pago o generar un nuevo pago.