Mediante los documentos introduciremos las compras y ventas generadas por la empresa. Aquí veremos su funcionamiento en general, ya que en esencia todas estas fichas funcionan de forma muy parecida, aunque por otra parte, cada ficha puede contar con ciertas peculiaridades, ya que no es lo mismo una factura de venta que una factura de compra.


Puede utilizar todos o sólo parte de estos documentos, en función de cómo organice el ciclo de compras y ventas de su empresa.


Ejemplo de documento en Cuantic ®




Iconos generales de un documento



Guardar y cerrar (Tecla Ctrl+F6)
Permite guardar los cambio y cerrar la ficha al mismo tiempo.



Guardar (Tecla F6)

Guarda los datos introducidos, sin salir de la ficha.



Nueva ficha (Tecla F2)

Crear un nuevo registro.



Borrar (Tecla Ctrl+Del)

Elimina el registro.



Cancelar los cambios (Tecla Ctrl+F5)

Permite restablecer los cambios.



Desplazarse hacia arriba

Avanzar en las diferentes fichas creadas hacia arriba.



Desplazarse hacia abajo

Avanzar en las diferentes fichas creadas hacia abajo.



Actualizar/refrescar datos (Tecla F5)

Actualiza las interacciones o cambios que realizamos y que afecten a la tabla.



Listados e impresos disponibles (Tecla Ctrl+F7)

Acceso a una ventana con los listados e impresos disponibles para la tabla que estamos visualizando.



Imprimir directamente (Tecla F7)

Impresión rápida del documento que tengamos por defecto en los informes del módulo.



Copiar

Copia los mismos datos de la ficha visualizada en una nueva.



Generar documento

Genera de manera automática un documento asociado al registro sobre el que estamos situados. A partir de cada documento puede generar los siguientes, es decir, a partir de un presupuesto puede generar un pedido, cuando el presupuesto haya sido aceptado; después un albarán a partir del pedido, y finalmente generar la factura a partir del albarán o albaranes del mismo cliente. O bien puede saltarse alguno de dichos documentos, o todos, e ir directamente del presupuesto a la factura, según su sistema de organización interna.



Ver márgenes

Visualizar los beneficios que nos puede aportar el documento.




Iconos propios de las facturas de venta y de compra



Generar fichero

Generar factura-e o ficheros EDI



Albaranes.
Acceso al listado de albaranes asociados a ese documento.


Vencimiento
Acceso  a la ficha de registro del vencimiento del documento


Cobrar/pagar
Generar automáticamente la ficha de cobro/pago del documento.



Abrir ficha de asiento contable.

Nos abre la ficha del asiento en contabilidad correspondiente a la factura.




Funcionamiento de los documentos


El registro de documentos es muy sencillo e intuitivo. Siguiendo el esquema, en la cabecera tenemos una serie de iconos que nos permiten ejecutar acciones directas sobre los registros de documentos, justo debajo aparecen los campos relevantes del documento. Posteriormente observamos el cuerpo del documento con sus líneas. 


El final de la ventana está reservado a los datos relativos a tesorería e impuestos.


Línea de color para diferenciar visualmente si estamos en un documento de venta o de compra, algo que ocurre en otras fichas como las de cobros y pagos, vencimientos de cobros y pagos, etc.



Color ROJO para Compras y Pagos.


Color VERDE para Ventas y Cobros.




Cabecera


En la cabecera se nos muestran los datos más usuales que identifican el documento: serie, código, fecha, agente, cliente o proveedor, contacto y dirección.



La búsqueda del cliente o proveedor ser realiza de la misma forma que se explica en este apartado de las tablas. En este caso, si la búsqueda arroja varios resultados, nos aparecerá una tabla para seleccionar cual sería el cliente/proveedor del documento.


También podemos indicar una dirección de envío de las que tengamos asociadas al cliente o la sucursal en el caso de los proveedores, y una persona de contacto para tratar sobre el documento en concreto.


Check "Rectificada": se marca cuando estamos ante un documento que ha sido rectificado. A mayores, la empresa puede diferenciarlo utilizando una serie rectificativa. Ver como crear series.

Check "Enviada": Se marca cuando el documento ha sido envíado por email o metemos manualmente la fecha de envío en el apartado de notificación.


Recuerda que puedes usar las etiquetas interactivas para acceder a datos relacionados con el documento:


    • Etiquetas interactivas: Algunas palabras son interactivas, es decir, si pinchamos sobre ella nos permite hacer una serie de acciones relacionadas (crear nuevo, consultar, abrir ficha, modificar datos...). 



Nota: En la configuración general de la empresa, podemos hacer obligatorio el tener que indicar un agente o un contacto al realizar las ventas. Ver configuración general de empresa.




Funcionamiento de líneas de documento

Descripción de los iconos 




Crear una línea (F2).



Eliminar una línea (Ctrl+Del). 



Insertar una línea encima de donde tenemos situado el cursor (Ctrl+F2).




Añadir un comentario de texto al documento (Ctrl+F3). 


Traer las líneas creadas en otro documento. Ejemplo; al crear un albarán, puedo traer las líneas de distintos pedidos, proformas o presupuestos, creados previamente a ese cliente / proveedor.




Añadir notas a línea (Shift+F10). Se trata de un texto libre, que se puede imprimir en el documento debajo de cada artículo. Se utiliza para añadir descripciones detalladas de los productos o servicios, alguna aclaración, etc. 




Permite acceder a la ventana de las propiedades, siempre y cuando el artículo gestione propiedades.


Seleccionar propiedades del artículo en stock.


Abrir trazabilidad del artículo.


Abrir ficha del artículo (Shift+F4).



Acceso a los precios de compra y proveedor del artículo.



Crear un nuevo artículo.


Consultar historial del artículo filtrando por el cliente / proveedor del documento.



Variar stock del artículo, creando para ello una regularización automática de stock




Releer el stock del artículo, para visualizar los datos actuales en los campos de la línea relacionados con el stock.




Pedir artículo.



Generar etiquetas de artículos.



Abrir documento vinculado cuando se utiliza la opción de traer líneas creadas en otro documento.



Subir línea.




Bajar línea.


Añadir costes de proyecto. 


Seleccionar departamento y sección. 



Seleccionar artículos para su devolución. 





Nota: Dependiendo el documento en el que estemos, nos podemos encontrar más iconos además de los comentados, que tendrán una finalidad propia relacionada con el documento, y que serán explicadas en este manual en su apartado correspondiente.




Campos de las líneas


En la rejilla de las líneas contamos con una serie de campos, los más representativos son:


  • Referencia: es el campo de la referencia del artículo, que es el utilizado para realizar las búsquedas al introducir nuevas líneas, lo cual se explica en los siguientes apartados.


  • Almacén: almacén del cual entra o sale el artículo. Se puede dejar en blanco si el artículo no gestiona stocks (es decir, si no ha sido dado de alta en ningún almacén). Por defecto, nos trae el almacén asignado en la ficha del usuario.

 

  • Cantidad: indica la cantidad que hemos comprado o vendido del artículo. Dependiendo la cantidad indicada se puede saber el número de cajas, peso, unidades... estos cálculos automáticos se explican aquí.

 

  • Precio: Precio unitario sin IVA aplicado al artículo.


  • IVA: Tipo de IVA asignado al artículo.

 

  • Importe: muestra el importe total de la línea, sin IVA.

 

  • Retención: nos permita marcar si al artículo se le aplica o no retención. En el mismo documento podemos tener artículos a los que se aplica retención y a otros que no. Para activar la retención en uno basta con poner un 1 en el campo y darle a la tecla 'Enter', para desactivar sería poner un 0 e igualmente darle a 'Enter'.


  • Stock: Nos permite conocer el stock actual del artículo, si pinchamos encima de este campo, se nos abrirá una ventana para conocer de manera más exacta los stocks.



Nota: En la rejilla de las líneas podemos añadir o quitar campos, para así poder visualizar más datos acerca del artículo, como su precio con IVA, descuentos 2 y 3, su familia, etc. Aquí se explica como hacerlo.




Interpretación de los colores de las líneas del documento


  • Rojo: El artículo tiene su stock previsto en negativo.


  • Verde: El artículo está en los niveles de stock correctos.


  • Amarillo::El artículo tiene su stock bajo mínimo y/o recomendado.


  • Negro: El artículo tiene su stock a cero o bien NO gestiona stocks.


  • Además de los colores, si el texto aparece en negrita, quiere decir que hay pedidos pendientes implicados.




Introducir líneas en los documentos
Antes de nada, tenemos que pinchar en el botón de crear una nueva línea o pulsar la tecla F2. Existen varias formas de traer los artículos al documento: 


1 - Poniendo en el campo referencia parte de algún dato representativo del artículo (referencia, nombre) más * al final y pulsando posteriormente la tecla Enter, se nos muestra una tabla con el listado de artículos para esa búsqueda concreta. En esta tabla, haciendo doble click o pulsando la tecla Enter sobre el artículo, podemos seleccionar uno o varios artículos del listado. Una vez seleccionados, pulsamos el botón de confirmar o F6 para traer el / los artículos a las líneas del documento.


2 - Poniendo en el campo referencia un + y pulsando posteriormente en la tecla Intro, realizaremos una búsqueda sumando distintos términos.


3 - También podemos buscar por la referencia exacta, sin utilizar ningún símbolo. Cuando esto ocurre, si se encuentra la referencia exacta se añade el artículo directamente a las líneas del documento.


4 - Utilizando un lector de código de barras, nos buscará directamente por la referencia leída y nos traerá el artículo a la línea.


Nota: La búsqueda utilizando los símbolos + y * es igual a la utilizada en las tablas. Se puede ver una explicación más avanzada y con ejemplos aquí.



Si la búsqueda nos arroja varios resultados, se nos abrirá la tabla de artículos para que podamos seleccionar el adecuado. La selección del artículo se nos resaltará en color negro y se puede llevar a cabo de varias formas:


  • Moviéndonos entre los registros de la tabla a través de las teclas de desplazamiento del teclado, nos situamos encima del registro y pulsamos la tecla 'Enter'. 


  • Haciendo doble click con el ratón sobre el/los artículos a seleccionar.


Mediante los 2 métodos de arriba podemos seleccionar un registro o varios registros a la vez (como en la captura que vemos abajo). Cuando tengamos seleccionados los artículos bastará con pulsar F6 o el icono para llevarlos a las líneas del documento.


Imagen de la búsqueda de artículos y la selección de varios artículos.



Una vez se pasa el artículo a las líneas, en el caso de que sea un documento de compra, el articulo traerá consigo el precio de compra para el proveedor del documento y los otros datos que puedan afectar al importe del documento como  IVA, retención, descuentos... . Estos datos pueden ser modificados sobre el propio documento si nos interesa. 


En el caso de las ventas, nos traerá el P.V.P. que le corresponda al cliente del documento, así como el resto de datos relacionados con el artículo y que son necesarios para la creación del documento. Igualmente estos datos de precios, descuentos, importe, etc. pueden ser modificados, siempre y cuando las preferencias de la empresa nos lo permitan.


Si al hacer una búsqueda el programa detecta que no hay ninguna coincidencia, nos salta un aviso indicándonos que no existe el artículo y si queremos crear uno nuevo. Si seleccionamos la opción de crear uno nuevo, se nos abrirá una nueva ficha de artículo, en la cual tendremos que introducidos los datos necesarios para su creación. Una vez hecho esto, el artículo pasará directamente a las líneas del documento.





Pestaña "Documento"


Imagen de la pestaña de Documento dentro de una factura de venta.


Aquí aparecen los campos relativos a datos extra sobre el documento en cuestión, que lógicamente varía si es una compra o venta, si es un albarán o factura, etc.. Por ejemplo, en el caso que estamos viendo, al ser una factura, por un lado tendríamos campos asociados al SII (Suministro Inmediato de Información) , y por otro podemos visualizar si existe algún contrato vinculado a la factura. En un pedido de venta, pues nos encontraríamos la situación del pedido, cantidades pendientes, fecha prevista de entrega, etc. Como comentamos anteriormente, en los apartados del manual de las ficha de documentos se explica cada uno de estos campos.


Tanto en documentos de compras como en ventas, sí que tenemos unos campos en común, que son:


  • Proyecto: Permite asignar la compra o venta a un proyecto en curso, para posteriormente poder sacar los beneficios del mismo.


  • Grupo y tipo: Podemos clasificar los documentos por si queremos diferenciarlos de alguna manera para sacar informes o visualizaciones por tabla.


  • Referencia de cliente / proveedor: Código y fecha con el que el cliente o proveedor ha identificado su propia copia del documento. Como por ejemplo, cuando un cliente nos hace un pedido, apuntamos aquí la serie, código y fecha con que el cliente referencia su propio pedido.


  • Prescriptor: En el caso de los documentos de ventas, tenemos la posibilidad de asignar un prescriptor si lo tuviese. 




Pestaña "Información de envío"


Imagen de la pestaña de Información de envío dentro de una factura de venta.


Está pestaña está indicada para agrupar todos los datos relacionados con el envío.


Si nuestra factura cuenta con portes debemos indicarlo en el campo portes que, salvo que sean pagados, sumarán al importe total de la factura incrementando su valor final. 


Los campos de 'Peso neto', 'Peso cajas', 'Peso palés' y 'Peso bruto', nos vendrán calculados automáticamente, dependiendo de los pesos de los artículos indicados en las líneas.




Pestaña "Notas"


Registro interno de anotaciones varias sobre el documento.  


Todo lo que anotemos en esta pestaña será visible para los diferentes usuarios de Cuantic ®, salvo que no tengan permiso. 


Esta "Notas" en ningún momento serán visibles en el documento. Las notas que queremos visualizar en el documento, debemos de introducirlas el las propias líneas de documento.



Pestaña "Documentos"


Pestaña relativa  a la gestión documental, nos permite tener adjunto un archivo o varios asociados al documento. Esta opción resulta muy útil por ejemplo para los documentos de compra, como son las facturas de proveedor, para tener un acceso directo al pdf de la factura.




Pie del documento




Aquí es donde encontramos la base imponible, cuota de IVA, recargo de equivalencia, y el importe total del documento. Estos campos se cubren automáticamente dependiendo de los valores de las líneas, pero también contamos con los siguientes campos que sí son modificables:


  • Dto: corresponde al descuento financiero que se aplica al total del documento.


  • Gastos: por si queremos aplicar algún gasto que afecte al importe total.


  • Retención: es donde tendremos que poner el porcentaje de la retención a aplicar.


  • Forma de cobro / pago: La manera en la que se cobrará o pagará el documento. Se seleccionará sobre las formas de cobro o formas de pago que tengamos creadas.


  • Deuda: Este campo sólo aparece en las factura de compra y de venta, y nos permite visualizar rápidamente si la factura está pendiente de pagar.




Detalles a tener en cuenta


Modificar documentos
Se permite modificar un documento siempre que no exista un documento superior que lo bloquee, es decir, si un albarán está facturado no se puede modificar, y si una factura está cobrada esta tampoco se podrá modificar. En los albaranes y facturas rectificativas, también bloquean los documentos a los que rectifican. 


Cuando nos encontremos con algún caso así, habría que realizar los pasos correspondientes para poder realizar las modificaciones necesarias. Por ejemplo, si un albarán está facturado, habría que borrar la factura, hacer las modificaciones necesarias en el albarán y volverlo a facturar. O en el caso de una factura ya pagada, sería el ejemplo explicado aquí.



Datos de facturación del cliente / proveedor

Es de importancia tener los datos de facturación del cliente o proveedor indicados de antemano, ya que a la hora de realizar los documentos, muchos de los campos que acabamos de comentar pillarán el valor por defecto apuntado en estos datos. Por poner un ejemplo, si con un proveedor tenemos acordado pagarle siempre con transferencia, en los datos de facturación del proveedor indicaremos una forma de pago de transferencia. De esta forma, siempre que hagamos un documento a ese proveedor, ya nos traerá por defecto la forma de pago transferencia, sin necesidad de que tengamos que seleccionarla nosotros manualmente para cada documento. De todas maneras, la forma de pago la podemos modificar, por si es necesario en algún caso puntual.


Otro ejemplo sería si trabajamos con varias tarifas de PVP indicar la que utilizaremos para ese cliente, ya que a la hora de traer el precio del artículo a las líneas, se basará en el precio de la tarifa indicada.



Modificar tamaño y visibilidad de columnas


Esta opción se encuentra en los documentos en el botón del puzzle (en la esquina superior derecha). En la pestaña columnas podemos seleccionar que campos queremos que aparezcan a o no en la rejilla. También, si anteriormente movemos o cambiamos el tamaño de las columnas de la rejilla, podemos guardar estas configuraciones para que al entrar al documento nos aparezca esa posición y tamaño por defecto. Para que eso suceda, bastaría con pinchar en el botón , una vez hechos las modificaciones comentadas.


 



Nuevo documento automático al guardar


Esta opción se encuentra en los documentos en el botón del puzzle, en la esquina superior derecha. Si la marcamos, se nos creará un nuevo documento directamente después de guardar, lo que nos permitirá realizar ventas o compras de manera más rápida.




Si activamos esta opción en el caso de las facturas simplificadas (tickets) pulsando F10 se abre la ventana del cobro, y al confirmar el cobro, se imprimirá el documento, si así está indicado, se guarda y aparece la ventana lista para uno nuevo.


En el caso de los albaranes y otros documentos, se pulsa la tecla F7, lo que hace que se imprima el informe por defecto en dicho documento por la impresora por defecto, se guarda y ya tenemos lista la ventana para un nuevo documento.



Cálculos automáticos en líneas de documentos

En las líneas de documentos hay una serie de campos que se calculan automáticamente a partir de una serie de relaciones entre ellos, aquí indicamos cuales son estas relaciones, en base al campo que modifiquemos:


  • Cantidad
    Peso neto = Cantidad x Peso artículo
    Si hay Uds./Caja > Cajas = Cantidad / Uds./Caja
    Peso bruto = Peso neto + Peso Palé + (Peso caja x Cajas)


  • Peso artículo
    Peso neto = Cantidad x Peso artículo
    Peso bruto = Peso neto + Peso Palé + (Peso caja x Cajas)


  • Cajas
    Si hay Uds./Caja > Cantidad = Cajas x Uds./Caja
    Peso neto = Cantidad x Peso artículo
    Peso bruto = Peso neto + Peso Palé + (Peso caja x Cajas)


  • Peso palé
    Peso bruto = Peso neto + Peso Palé + (Peso caja x Cajas)


  • Peso caja
    Peso bruto = Peso neto + Peso Palé + (Peso caja x Cajas)


  • Peso bruto
    Peso neto = Peso bruto – Peso Palé – (Peso caja x Cajas)
    Si hay Peso artículo > Cantidad = Peso neto / Peso artículo




Crear un nuevo documento
Para saber como crear un documento debemos dirigirnos dentro del Manual Cuantic ® a las guías de inicio rápido. Ir a crear documentos.