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A través de la gestión documental, Cuantic ® permite guardar archivos y/o imágenes y asociarlos contra cualquier módulo del programa, sea clientes, proveedores, artículos, documentos, etc. Para ello debemos indicar las carpetas del equipo donde estarán físicamente estos archivos y/o imágenes. También es importante la configuración de la carpeta de los ficheros adjuntos a correos, ya que es donde se guardarán los archivos enviados por eMail.


Si utilizamos un equipo como servidor estos archivos deben estar guardados físicamente en alguna carpeta de este equipo, y el resto de equipos deben tener acceso y permisos en esta carpeta del servidor, para que no haya ningún problema a la hora de trabajar con la gestión documental.


Pasos para crear rutas en gestión documental




  1. Pulsar en el icono del para tener acceso a la ficha de creación de rutas.




  1. Ponerle un Nombre y seleccionar el Tipo de carpeta. Para este ejemplo utilizaremos el tipo "Carpeta genérica"


  1. Fijar la Ruta desde el servidor (ordenador principal), que será la carpeta física del equipo (que ejerce como servidor) donde estarán estos archivos. Recordar que si tenemos varios ordenadores conectados, la carpeta debe de estar compartida en red y con los permisos adecuados.


  1. Fijar las Rutas por usuario y equipo (pinchando en el situado en la pestaña). Por cada usuario (que pueda trabajar en esta carpeta) debemos indicar la ruta que le corresponde a cada equipo para acceder a la ruta indicada desde el servidor. Por ejemplo, si la ruta desde el servidor fuera C:\Cuantic PYME\Datos, y nuestro equipo tiene acceso al servidor mediante una unidad de red con letra F:, nuestra ruta a esa carpeta podría ser F:\Cuantic PYME\Datos.


Nota: Por defecto, Cuantic ® trae una carpeta de tipo "Ficheros adjuntos a correos" que es la utilizada en el envío de correos. Esta carpeta no se puede borrar, pero si debemos modificarla para el correcto funcionamiento de los correos, ya que tenemos que indicar en que carpeta del equipo servidor se guardarán los archivos adjuntos de los correos. Para ello bastaría con entrar en la ficha y realizar los puntos 3 y 4 que acabamos de comentar.



Contamos también con 2 opciones a mayores, que nos permiten añadir archivos de otras carpetas que no se gestionen desde aquí, o archivos que estén en unidades externas. Cuando vayamos a añadir un archivo de este tipo a algún módulo del programa, se nos preguntará a que carpeta de la gestión documental la queremos asociar, y dependiendo de la opción marcada en esa carpeta hará lo siguiente:


  • Copiar archivos externos: copia el archivo físico dentro de la carpeta de la gestión documental y mantiene el archivo en el origen.


  • Mover archivos externos: copia el archivo físico dentro de la carpeta de la gestión documental y borra el archivo en el origen.




Definir una carpeta y/o nombre para los ficheros en los informes

Es posible definir una carpeta donde guardar los ficheros de un informe, así como el nombre por defecto que se usará.


Esto es útil cuando solemos generar y guardar ficheros PDF para enviarlos por otros medios. (Recuerda que puedes enviar un correo con el informe adjunto en un PDF sin necesidad de generarlo antes).


Se puede definir la carpeta en los datos del informe:


Datos del informe (Carpeta donde guardar los ficheros)



Previamente se deben definir las carpetas en la gestión documental, así como la ruta de acceso a las mismas desde cada usuario.